Selskab for Varm Velkomst – Kommunen

SELSKAB FOR VARM VELKOMST – SAMARBEJDE MED KOMMUNEN

Kære Selskab for Varm Velkomst-igangsætter,

Her på siden finder du opskriften på, hvordan et samarbejde med kommunen kan skabes og vedligholdes, så I sammen kan skabe en endnu bedre velkomst til nye borgere i jeres by eller område.

Hver trin i opskriften repræsenterer et delmål på vejen mod det overordnede mål: at kommunen årligt byder velkommen til alle nye borgere og invitere til Selskab for Varm Velkomsts arrangementer. Overfor hvert delmål finder du en række punkter, som illustrerer handlinger på vejen mod målet. Du finder også eksempler på fx invitation til VelkomstSelskaber m.m. Dem må du downloade og bruge til direkte i dit projekt.

DELMÅL
FØR
UNDER
EFTER

INDGÅ SAMARBEJDSAFTALER MED RELEVANTE KOMMUNALE PARTER

- Undersøg hvem der er ansvarlig for borgmesterens kommunikation-strategi.
- Undersøg hvem der er ansvarlige for udsendelse af Kommunens velkomstmateriale.
- Afhold (solo eller samlet) møde til drøftelse af muligheden for Kommunens deltagelse, præsenter ideen om Selskab for Varm Velkomst og undersøg muligheden for Borgmesteren (eller anden betydningsfuld / officiel person) deltager som afsender på invitation og velkomst.

Kommunen forbereder gentagen udsendelse af invitationer

- Der formuleres en Borgmesterinvitation. Link til eksempel på BorgmesterInvitation
- Der opsættes en Borgmesterinvitation på officielt e-brevpapir med underskrift.
- Borgmesteren / Borgmesterens kommunikationsansvarlige godkender Borgmesterinvitationen.

Kommunen udsender borgmesterinvitationer forud for hver Varm Velkomst runde

- Kommunekontaktperson udfører eventuelle rettelser i Borgmesterinvitationen.
- Kommunedatabasehaver udtrækker alle unge mellem 18-30 tilflyttet siden sidste udsendelse.
- Kommune-eboks-udsender mailer e-boksbrevet cirka 1 måned før Varm Velkomst runde.
- Kommune printer Borgmester-invitationer på officielt papir og pakker i officielle kuverter til alle, der ikke har e-boks-postkasse.
- Kommune leverer Borgmesterinvitationer til uddannelsesinstitutioners internationale afdelinger. (Borgmesterinvitationerne leveres evt. til Selskab for Varm Velkomst, som leverer videre.)

Borgmesteren byder velkommen via filmklip

- Selskab for Varm Velkomst-ingansætter skriver manusramme for tilmeldingsfilm + velkomstfilm (evt. i samarbejde med kommunal repræsentant) Link til eksempel på tilmeldingsfilm og velkomstfilm
- Selskab for Varm Velkomst-igangsætter undersøger, hvem der er videomager i kommunen.
- Selskab for Varm Velkomst-igangsætter aftaler med videomageren at indspille de 2 film.
- Videomageren forbereder grej og lokation til indspilning.
- Borgmesteren medvirker i kort film-invitation til tilmeldingswebsite.
- Borgmesteren indspiller kort film-velkomst til velkomstmødet.
- Videomageren klipper de to film.
- Videomageren leverer film til Selskab for Varm Velkomst-igangsætter.

Sikre Kommunens fortsatte opbakning og engagement i Selskab for Varm Velkomst

- Selskab for Varm Velkomst udsender nyhedsbreve cirka to gange årligt med information omkring projektet.
- I nyhedsbrevene italesættes projektet som et fællesskabsprojekt, som alle parter har ejerskab til.
- Selskab for Varm Velkomst involverer / nævner Kommunen i offentlige opslag på sociale medier eller i andre medier, når der er anledning til det.
- Selskab for Varm Velkomst sørger for at indkalde repræsentanter fra Kommunen til fejring af gode resultater – det skaber ejerskab og engagement.

Selskab for Varm Velkomst – Kommunen

SELSKAB FOR VARM VELKOMST – SAMARBEJDE MED KOMMUNEN

MÅLET ER AT KOMMUNEN ÅRLIGT BYDER ALLE NYE BORGERE VELKOMMEN OG INVITERER TIL SELSKAB FOR VARM VELKOMSTS ARRANGEMENTER